Uso de Zoom Phone en Salesforce

Es posible realizar una llamada telefónica sin problemas desde el widget de teléfono de Salesforce si utiliza la aplicación de teléfono Zoom dentro de Salesforce. Salesforce Lightning o Salesforce Classic se pueden integrar con esta integración.

Requisitos previos para usar Zoom Phone en Salesforce

• Las cuentas con planes de Zoom Phone están incluidas con las cuentas de Zoom

• Hay una aplicación instalada para Zoom para Salesforce
  Nota: Se debe contactar a los administradores de Zoom y Salesforce si la aplicación aún no está instalada.

• SMS:

Cómo acceder al widget Zoom Phone en su aplicación Salesforce

1. Inicie sesión en el cliente de Zoom desde su computadora.

2. Con su cuenta de Salesforce, inicie sesión en el sistema.

3. Se asignó un widget de Zoom Phone a la aplicación de Salesforce en la que se creó.
   Nota: El widget de Zoom Phone se asignó a un Salesforce solicitud asi es posible que no pueda encontrarlo si no tiene un administrador de Salesforce que lo guíe en la dirección correcta.

4. Haga clic en el widget de Zoom Phone en la esquina inferior izquierda de la aplicación Salesforce para acceder a la función Zoom Phone.

5. Se puede acceder al widget Zoom Phone haciendo clic en el botón Iniciar sesión.
   Nota: Comuníquese con su administrador de Salesforce si recibe un mensaje de error al intentar iniciar sesión.

6. Lo primero que debe hacer es hacer clic en el botón Autorizar en la página donde está a punto de agregar Salesforce.

Cómo usar el widget Zoom Phone en Salesforce

Marque un número de teléfono

1. En su aplicación Salesforce, encontrará un widget de Zoom Phone al que puede acceder.

2. En la aplicación Salesforce, en la parte inferior, encontrará un widget llamado Teléfono en la parte inferior derecha de la pantalla.

3. Puede ocultar o mostrar su identificador de llamadas seleccionando la pestaña Teclado en el teclado de marcación del teléfono según lo desee.

4. Al hacer clic en el icono del teléfono, podrá escribir el nombre de la persona a la que desea llamar o selecciona las teclas numéricas.

5. Si desea llamar directamente a un contacto, haga clic en la pestaña Teléfono en su Salesforce aplicación, seleccione el contacto que desea llamar, y luego haga clic en el número debajo de Teléfono.

6. Durante la configuración del Permitir ¿Salesforce para administrar las acciones de control de llamadas en su nombre?, haga clic en DE ACUERDO.
   Nota: Aparecerá una ventana emergente si está en una reunión y si desea continuar con la llamada, se le pedirá que haga clic en el botón Continuar.

7. Si desea grabar la llamada, puede hacerlo en el teclado de marcación del teléfono haciendo clic en Grabar.

8. Si desea finalizar la llamada, haga clic en el botón Finalizar (opcional).

9. Puede (opcionalmente) abrir la pestaña Historial después de haber finalizado la llamada para ingresar cualquier comentario relacionado con la llamada que pueda tener. El registro de llamadas se puede guardar haciendo clic en Cerrar o se puede eliminar haciendo clic en Eliminar.

Recibir llamadas telefónicas

Con SalesForce, puede recibir llamadas entrantes siguiendo los siguientes pasos:

1. Asegúrese de haber conectado su aplicación Salesforce al widget Zoom Phone para poder realizar llamadas.

2. Puede aceptar la llamada haciendo clic en Aceptar en el teclado de marcación del teléfono.

3. La llamada será rechazada si hace clic en el botón Rechazar.

4. En caso de que esté en una reunión, es posible que desee incluir la siguiente información:

   • Para finalizar la reunión y aceptar la llamada, haga clic en el botón Finalizar reunión y aceptar.

   • La llamada se enviará a su correo de voz tan pronto como haga clic en Enviar a correo de voz.

   • Cuando haga clic en Retener el audio de la reunión y Contestar, podrá aceptar la llamada sin finalizar la reunión.

5. La llamada telefónica entrante finalizará cuando haga clic en Finalizar.
   Nota: Tan pronto como se conteste la llamada entrante, se le llevará automáticamente a la pestaña Historial donde puede tomar notas sobre la llamada.

Poner una llamada en espera

Es posible poner una llamada en espera después de recibir una llamada o después de llamar a alguien.

1. Durante una llamada, puede retenerla haciendo clic en el botón Retener.
   notas:

   • No hay forma de grabar una llamada mientras está en espera, por lo que no podrá hacerlo.

   • Hay un límite de cuatro llamadas que se pueden poner en espera a la vez.

2. Para reanudar la llamada, debe hacer clic en el botón Unhold.

3. Dependiendo de la llamada telefónica que tenga en espera, puede tener la opción de hacer clic en la pestaña Historial, elegir la llamada que está marcada como En espera y luego hacer clic en Recuperar para comenzar la llamada nuevamente.

Poner una llamada en silencio

1. Se puede acceder al botón Silencio mientras está en medio de una llamada.
   Después de presionar el botón, su llamada se silenciará durante unos segundos antes de cambiar al botón de silenciar.

2. Para reanudar la llamada, deberá hacer clic en el botón Activar silencio.

Cómo administrar los mensajes de voz y las grabaciones

Grabar llamadas

1. Para grabar la llamada, haga clic en el botón Grabar en el teclado de marcación de su teléfono mientras está en una llamada telefónica.

2. La grabación se puede detener haciendo clic en el botón Detener grabación.
   Nota: La capacidad de iniciar y detener grabaciones no estará disponible para usted si su administrador ha configurado las llamadas para que se graben automáticamente.

Acceder a correos de voz y grabaciones.

En la página Tareas, puede ver el correo de voz y las grabaciones, así como el registro de llamadas. Hay un área de almacenamiento en la nube donde Zoom almacena datos de audio. En Salesforce, ya no podrá escuchar las grabaciones de correo de voz que quedan en su cliente de Zoom una vez que haya eliminado las grabaciones de correo de voz en el cliente de Zoom.

Estos son los pasos que debe seguir para acceder a sus mensajes de voz o grabaciones en Salesforce:

1. Seleccione la pestaña Tareas del menú en el lado izquierdo de su cuenta de Salesforce.

2. Para acceder a la grabación o al correo de voz de una llamada en particular, busque la llamada a la que desea acceder y luego haga clic en el enlace correspondiente.

3. En la pestaña Detalles, haga clic en ZoomCallLogDetails. En el lado derecho, encontrarás un ícono de volumen debajo de Voice Mail and Recording.
   notas:

   • Es posible que no pueda ver una transcripción de su mensaje de correo de voz si su administrador de Zoom no ha habilitado la transcripción de correo de voz para su cuenta.

   • Los mensajes de voz y las grabaciones que haya almacenado en su cuenta de Salesforce no se pueden eliminar. Para eliminar esos elementos de su cuenta de Zoom, deberá eliminarlos. Siga las instrucciones a continuación para iniciar sesión en su cuenta de Zoom y acceder a sus mensajes de voz y grabaciones.

Cómo usar SMS

Nota:

• Siempre que su administrador le conceda permiso para enviar y recibir mensajes de texto, podrá enviar y recibir mensajes SMS a través de la aplicación Zoom Phone en Salesforce. Comuníquese con su administrador de Zoom si no puede usar esta función.

• Tan pronto como se realice un cambio en su cuenta de Zoom, como agregar un número directo o eliminar uno, la página de su navegador deberá ser renovado para reflejar los cambios que ha realizado.

• Teléfono-Guardar SMS automáticamente Incluso es posible habilitar esta función para que sus mensajes se guarden automáticamente como tareas en Salesforce así como livinculado a un contacto o cliente potencial si se encuentra una coincidencia entre los dos. Esta configuración, si está deshabilitada, evitará que los mensajes SMS se guarden manualmente. Para habilitar o deshabilitar esta función, deberá comunicarse con su administrador de Salesforce.

Enviar un mensaje de texto a un número de teléfono o contacto/cliente potencial

1. En su aplicación Salesforce, encontrará un widget de Zoom Phone al que puede acceder.

2. Puede acceder a la pestaña de SMS seleccionando el icono de SMS en el teclado de marcación del teléfono.

3. Para comenzar a escribir un nuevo mensaje de texto, haga clic en el icono del lápiz en la parte superior de la pantalla.

4. Complete el cuadro Para: con el número de teléfono o el nombre de contacto de la persona a la que desea enviar un mensaje de texto.

5. Si está utilizando el cuadro Texto…, escriba el mensaje que desea enviar.

6. Para enviar su mensaje, deberá hacer clic en el icono de enviar.

notas:

• Si tiene varios números directos, debe seleccionar un número desde el que enviar el SMS si tiene varios números directos.

• Se puede enviar un solo SMS a tantos destinatarios como desee a la vez.

• Se puede utilizar un hilo de SMS existente para enviar un mensaje.

• Aunque puede recibir imágenes en sus mensajes SMS, no puede enviar ninguna imagen a través de SMS.

Leer un mensaje de texto

1. En su aplicación Salesforce, encontrará un widget de Zoom Phone al que puede acceder.

2. Puede acceder a la pestaña de SMS seleccionando el icono de SMS en el teclado de marcación del teléfono.

3. Si desea leer un mensaje de texto específico, simplemente haga clic en él.

4. (Opcional) Puede abrir la tarea en Salesforce haciendo clic en el icono Información para obtener más información sobre la tarea. Como ejemplo, en el campo Comentarios puede encontrar un hilo de mensajes que tiene una marca de tiempo asociada con esa fecha en el hilo de SMS.

Nota:

Cómo administrar los registros de llamadas telefónicas

Su administrador puede habilitar y deshabilitar esta función para que pueda hacer lo que quiera con sus registros de llamadas. Si desactiva la función, deberá grabarlos manualmente.

Guarda automáticamente los registros de llamadas telefónicas

Podrá ver el registro de llamadas, si la aplicación lo guarda automáticamente, después de finalizar una llamada, desde el teléfono widget de teléfono.

1. Cuando termine de editar el registro, haga clic en Cerrar para guardarlo en Salesforce.

2. En Salesforce, haga clic en el botón Eliminar para eliminar el registro del registro de llamadas.

3. Sus registros de llamadas se pueden ver seleccionando la pestaña Tareas en el lado izquierdo de la pantalla.

Hacer un seguimiento de las llamadas telefónicas manualmente es una bien idea

Los registros de llamadas no son automáticamente salvado a Salesforce por la aplicación, por lo que debe guardarlos manualmente. El registro de llamadas se puede guardar para cada llamada si desea ahorrar él. Es posible hacer lo siguiente después de ha finalizado una llamada telefónica:

1. Podrá guardar el registro de llamadas haciendo clic en el botón Guardar.

2. También es posible guardar varios registros de la misma persona que llama haciendo clic en Guardar y cerrar todo, si lo desea.

3. El registro de llamadas no se guardará si hace clic en Cerrar para no guardarlo.

Cómo registrar llamadas tomadas desde el cliente de Zoom solo en Fuerza de ventas

Independientemente de si ha iniciado sesión en Salesforce o no, todas las llamadas se pueden registrado pase lo que pase. De hecho, aún puede acceder a todos sus registrado Zoom llama, ya sea que esté en su dispositivo móvil y hacer llamadas de Zoom desde su cliente.

1. Con su cuenta de Salesforce, inicie sesión en el sistema.

2. Se asignó un widget de Zoom Phone a la aplicación de Salesforce en la que se creó.
   Nota: Si no sabe con qué aplicación de Salesforce está asociado el widget Zoom Phone, comuníquese con su administrador de Salesforce.

3. Hay una pestaña llamada Registros de llamadas de zoom externo en el menú Zoom.

4. Haga clic en el campo Inicio/Fecha en el calendario para expandirlo y realizar una búsqueda de sus registros de llamadas.

5. Seleccione el intervalo de fechas en el que desea buscar y haga clic en el botón Buscar.
   Nota: Se puede mostrar un máximo de tres días en la página del historial de llamadas antes de que se elimine la llamada.

6. Haga clic en Guardar en Salesforce (opcional) para guardar los registros de llamadas que ha creado.
   Nota: Está seleccionado de forma predeterminada que se mostrarán todos los registros de llamadas.

7. Además, haga clic en el botón Descartar para los registros de llamadas que no desea guardar en Salesforce para evitar que se guarden allí.
   Nota: Se puede eliminar un registro descartándolo, pero todo lo que se elimina es un registro de cuándo se creó o recibió el registro. No habrá registros de llamadas disponibles en los resultados de búsqueda, sin embargo, los usuarios de Zoom aún pueden acceder a ellos.

8. Puede mostrar los registros guardados seleccionando la pestaña Tareas como una opción.

Actualizar la información del registro de llamadas

Una aplicación muestra el cuadro Contacto/Cliente potencial cuando no hay ningún registro asociado con un número de teléfono dentro de Salesforce, lo que indica que no hay registros de llamadas disponibles para ese número.

Si desea asociar el número de teléfono con un nuevo contacto/cliente potencial, siga estos pasos:

1. Puede guardar el registro de llamadas haciendo clic en Cerrar después de finalizar su llamada telefónica.

2. Ir a la pestaña Tareas y selecciónela.
   Sus registros de llamadas se mostrarán en la aplicación para que pueda verlos en cualquier momento. Si un cliente potencial o contacto está asociado con un número de teléfono, la pantalla Detalles muestra cualquier nombres de esos contactos o clientes potenciales.

3. Puede actualizar el número de teléfono en sus registros de llamadas haciendo clic en el número que desea actualizar.

4. Puede actualizar el nombre de la persona que llama haciendo clic en el ícono de lápiz a la derecha del nombre.

5. Para agregar un nombre a un contacto, haga clic en el botón Nuevo contacto.