Uso de reuniones de Zoom en Salesforce

Las reuniones de Zoom se pueden programar tanto a través del portal web de Zoom como a través de Salesforce. Para integrar Zoom con Salesforce Events, la información del portal web de Zoom se sincronizará automáticamente desde Zoom.

Además de Salesforce Lightning, esta integración también se puede utilizar con Salesforce Classic.

Esta integración le permite aprovechar las siguientes características:

• Cuando crea un evento en Salesforce o actualiza un evento existente, puede programar una reunión de Zoom.

• Cree eventos directamente desde clientes potenciales o contactos e inicie reuniones de Zoom al instante con solo hacer clic en un botón.

• Su historial de actividades y la lista de reuniones de Zoom le mostrarán las reuniones instantáneas que se han programado.

• Puede ver los informes de la reunión de Zoom haciendo clic en el botón a continuación.

• La información sobre las reuniones de Zoom se puede sincronizar con Salesforce.

• Google Calendar se puede utilizar para sincronizar reuniones.

Requisitos previos para usar Zoom Meetings en Salesforce

• cuentas para empresas

• Es posible usar Zoom para Salesforce de las siguientes maneras:

• Como parte de la configuración, el administrador de Salesforce agregó los objetos de Zoom Meeting a los diseños relevantes de Salesforce que se configuraron para Zoom Reunión.
  Nota: Le recomendamos que se comunique con sus administradores de Zoom y Salesforce si no ha podido instalar la aplicación o para acceder las características de la aplicación.

Cómo iniciar reuniones instantáneas en Salesforce

Esta integración hace posible iniciar reuniones de Zoom al instante haciendo clic en el enlace Iniciar reunión de Zoom en estas páginas en el menú de acciones rápidas.

Usando el menú desplegable de acciones rápidas en un cliente potencial o contacto, haga clic en el botón Iniciar reunión de Zoom cuando esté en el cliente potencial o contacto. Se creará un evento bajo el registro de prospecto o contacto cuando haga clic en este enlace, que inicia una reunión de Zoom.

Se le dirigirá a la página de la interfaz de correo electrónico si Enviar correo electrónico a los asistentes en el lanzamiento está habilitado en Zoom Configuración página. Desde aquí, podrá enviar un correo electrónico con todos los detalles sobre la reunión de Zoom a sus asistentes.

Enviar invitaciones por correo electrónico al iniciar una reunión

Una reunión de Zoom comienza automáticamente una vez que hace clic en Iniciar reunión de Zoom botón y un El correo electrónico que contiene los detalles de la reunión se envía a los asistentes tan pronto como comienza la reunión.

Nota: Existe el requisito de que Enviar correo electrónico a los asistentes en el lanzamiento esté habilitado para que esta función funcione.

Cómo gestionar las reuniones de Zoom como eventos

Hay una serie de funciones proporcionadas por la integración de Zoom en la página de detalles del evento para los eventos de Salesforce cuando crea un evento:

• Programar reuniones de Zoom
  Elija la opción Programar una reunión de Zoom cuando esté creando o actualizando un evento en Salesforce.

• Inicio de reuniones programadas
  En la página de detalles del evento de un evento, en la sección Detalles de la reunión, habrá un enlace para iniciar una reunión de Zoom haciendo clic en Unirse URL, o en la página de detalles del evento, puede hacer clic en Iniciar reunión de Zoom.

• Configuración de la hora de inicio del cliente
  En Hora de inicio del cliente, tiene la opción de configurar la fecha, la hora y la zona horaria del evento al crearlo.
  Si el cliente desea cambiar esta configuración, debe ingresar sus preferencias. Las horas de inicio y finalización del evento se muestran en la zona horaria del cliente una vez que se ha guardado. Puede establecer la hora de inicio de la reunión en su zona horaria adecuada y el sistema ajustará la hora automáticamente.

• Envío de correos electrónicos al programar eventos
  El botón Enviar correo electrónico está disponible cuando agrega una reunión de Zoom a una evento, que le permite enviar un correo electrónico a sus usuarios, contactos y clientes potenciales cuando agregar una reunión de Zoom. Ingrese la dirección de correo electrónico del cliente en el campo marcado Ingrese la dirección de correo electrónico de los asistentes para agregar asistentes adicionales.

• Usando zoom Opciones de PMI y Unirse antes que el anfitrión
  Mi Zoom PMI: El programador de reuniones de Zoom le permite programar reuniones en función de su PMI (ID de reunión personal).
  Unirse antes que ser anfitrión: Hacer posible que los asistentes a la reunión de Zoom puedan unirse antes de que comience la reunión o el anfitrión Uniones.

Ver y actualizar los detalles de la reunión en Salesforce

Nota: Al menos dos personas deben asistir a la reunión para que sea exitosa.

En la página de detalles del evento de una reunión de Zoom, podrá ver información sobre la reunión. Una vez que el anfitrión haya finalizado la reunión de Zoom, los detalles de la reunión de Zoom estarán disponibles.

Al hacer clic en el botón Sincronizar detalles de la reunión, podrá actualizar manualmente la información sobre la reunión. Desde el portal web de Zoom, la información actualizada de la reunión se obtiene y actualiza en las siguientes áreas: estado de la reunión, hora de inicio de la reunión de Zoom, duración, lista de participantes e información de grabación, que se extraen del portal web de Zoom.

Otra parte de la integración es que los datos también se sincronizarán automáticamente cada hora como parte de las tareas diarias que realiza.

Cómo crear eventos para reuniones de Zoom externas

Nota: El administrador debe habilitar la sincronización de reuniones de Zoom externas con Salesforce antes de que se sincronicen las reuniones de Zoom externas.

En las reuniones de Zoom, las reuniones externas son reuniones que crea a través del portal web de Zoom o mediante la aplicación de cliente de Zoom. Como resultado de la integración, las reuniones de Zoom que coincidan con los contactos coincidentes y la información de prospectos se encontrarán automáticamente en Salesforce y los eventos se crearán automáticamente.

Al crear reuniones de Zoom externas, debe asegurarse de lo siguiente para garantizar una sincronización exitosa entre Zoom y Salesforce:

• Hay un usuario de Salesforce que es el anfitrión de la reunión de Zoom.

• Como anfitrión de la reunión de Zoom, el contacto o cliente potencial de Salesforce pertenece al anfitrión de la reunión de Zoom.

• Los participantes deben ser contactos o clientes potenciales de Salesforce como mínimo.

• Como se muestra en el siguiente ejemplo, los nombres y apellidos de los participantes de la reunión coinciden con los del contacto o prospecto en Salesforce. Un participante de la reunión de Zoom se empareja con el contacto y el cliente potencial adecuados en función del nombre y apellido proporcionados en la integración.

Ver detalles de la reunión de Zoom externa

Las reuniones de Zoom se pueden asociar con contactos de Salesforce y contactos y reuniones se puede programar en contactos y clientes potenciales, junto con un historial de la actividad asociada con cada reunión.

Si desea acceder a una reunión de Zoom externa, siga estos pasos:

1. Haga clic en Reuniones de Zoom externas en el Iniciador de aplicaciones cuando abra la aplicación.

2. Las reuniones de Zoom se completarán según el intervalo de fechas que especifique.

3. Haga clic en el botón Obtener detalles para obtener más información.

4. Un contacto o un cliente potencial se puede asociar con un contacto.

5. Para las reuniones seleccionadas, haga clic en el botón Crear eventos.

Nota: Es posible mostrar un máximo de 2700 registros en Zoom Meetings externos para el último mes. Se recomienda que reduzca el período de tiempo entre la selección de registros a menos de 2700 si recibe un mensaje de error.

Cómo ver informes

Puede ampliar el informe haciendo clic en el botón Ampliar informe en la pestaña Informe. Los informes de esta carpeta se pueden dividir en tres tipos:

• Eventos de Zoom: Como parte de este informe, encontrará una lista de todos los eventos que involucraron reuniones de Zoom. El informe contiene la siguiente información: título, fecha de inicio, cuenta, contacto e información sobre la oportunidad.

• Todas las reuniones de Zoom por estado: Todos los eventos asociados con una reunión de Zoom se enumeran en este informe y se agrupan según el estado de la reunión de Zoom. El informe incluye la siguiente información: asunto (tema de la reunión de Zoom), horas de inicio y finalización, duración (en minutos), número de participantes y quién participó en la reunión.

• Todas las reuniones de Zoom por usuario por estado de usuario: el informe muestra una lista de todos los eventos asociados con una reunión de Zoom. Estos eventos se agrupan por usuarios y luego se basan en el estado de la reunión de Zoom. Como resultado de la reunión de Zoom, la siguiente información se incluirá en el informe: asunto (nombre del proyecto), hora de inicio, hora de finalización, duración (en minutos), número de participantes y detalles de los participantes.