Administrar la biblioteca de activos en la aplicación Zoom

Los administradores pueden agregar contenido de audio aprobado por la empresa a la biblioteca de recursos. Esta biblioteca de activos le permite crear archivos de audio como saludos, audio mientras está conectado y música en espera desde un programa de texto a voz, grabarlos desde su computadora y cargarlos en una ubicación centralizada, como un archivo de computadora o archivo de audio. Al categorizar estos archivos en la biblioteca, uno podrá encontrar un archivo específico más fácilmente cuando intente encontrarlo buscando en la biblioteca. Cada uno de los archivos de la biblioteca está disponible para que los administradores los vean, descarguen y usen, pero se deben otorgar permisos explícitos para que los administradores editen y eliminen esos archivos en la biblioteca. Además, el administrador también puede otorgar a los usuarios la capacidad de administrar su propio contenido de audio por su cuenta.

Requisitos previos para gestionar la biblioteca de activos

• Propiedad o privilegios administrativos de la cuenta

• Una cuenta Pro, una cuenta Business, una cuenta Enterprise o una cuenta Education

• Licencia para el teléfono Zoom

• Configuración del teléfono Zoom

Limitación de Biblioteca de recursos de Zoom Phone

Cómo agregar un activo de audio de texto a voz

Al ingresar texto para convertirlo en audio, tiene la opción de agregar o agregar audio.

1. Se puede acceder al portal web de Zoom iniciando sesión.

2. Seleccione Administración del sistema telefónico en el menú de navegación y luego seleccione Biblioteca de activos en el menú desplegable.

3. Haga clic en el botón Agregar.

4. Para activar o desactivar Texto a voz, haga clic en la pestaña.

5. Esto es lo que necesita especificar:

   • Nombre del activo: El nombre para mostrar interno del activo de audio se debe ingresar aquí.

   • Categoría: Si desea seleccionar una categoría (o categorías), haga clic en la flecha desplegable.

   • Idioma: Para seleccionar el idioma que le gustaría usar, haga clic en la flecha desplegable.

   • Voz: Los motores de texto a voz se pueden seleccionar con una variedad de voces.

   • Mensaje para jugar: Para convertir texto en voz, ingrese el texto a continuación.

6. Haga clic en el botón Agregar.
   Hay una notificación emergente que aparece cuando se actualiza un activo que ya está en uso, como recordatorio de que el activo se está utilizando actualmente. Para confirmar que la actualización se ha guardado, haga clic en el botón Guardar.

Cómo subir un archivo de audio

Un archivo que ya existe en su computadora se puede cargar desde allí. Debe proporcionar un archivo MP3 o un archivo WAV que tenga menos de 10 megabytes de tamaño.

1. Se puede acceder al portal web de Zoom iniciando sesión.

2. Seleccione Administración del sistema telefónico en el menú de navegación y luego seleccione Biblioteca de activos en el menú desplegable.

3. Haga clic en el botón Agregar.

4. Encontrará una pestaña llamada Subir cuando haga clic en ella.

5. Se debe proporcionar la siguiente información:

   1. Nombre del activo: el recurso de audio debe nombrarse de acuerdo con su nombre para mostrar interno.

   2. Categoría: Si desea seleccionar una categoría (o categorías), haga clic en la flecha desplegable.

   3. Idioma: Para seleccionar el idioma que le gustaría usar, haga clic en la flecha desplegable.

6. Haga clic en el botón Cargar audio en la sección Carga de audio.

7. Haga clic en el botón Agregar.

Cómo agregar un archivo de audio grabado desde su computadora

Si desea grabar audio, puede usar el micrófono de su computadora para hacerlo y luego agregar el audio a su biblioteca de activos.

1. Se puede acceder al portal web de Zoom iniciando sesión.

2. Seleccione Administración del sistema telefónico en el menú de navegación y luego seleccione Biblioteca de activos en el menú desplegable.

3. Por favor clickea en el Añadir botón.

4. Elija la pestaña que dice Grabar por computadora en el menú.
   Nota: Se le pedirá por su navegador para permitir que Zoom use su micrófono. Haga clic en aceptar/permitir para continuar.

5. Especifique lo siguiente:

   • Nombre del activo: El nombre para mostrar interno del activo de audio se debe ingresar aquí.

   • Categoría: Si desea seleccionar una categoría (o categorías), haga clic en la flecha desplegable.

   • Idioma: Para seleccionar el idioma que le gustaría usar, haga clic en la flecha desplegable.

6. Puede controlar la grabación de audio seleccionando una de las siguientes opciones en Grabar audio:

   • Para comenzar a grabar, simplemente haga clic en el icono de grabación rojo en la parte inferior de la pantalla.

   • La grabación se puede pausar haciendo clic en el icono de pausa.

   • Puede detener y guardar la grabación haciendo clic en el icono de parada.

7. Una vez finalizada la grabación, puede elegir una de las siguientes opciones:

• Por favor clickea en el Añadir botón.
  La notificación emergente que aparece cuando actualiza un activo que ya está en uso se vinculará a la ubicación de uso del activo, en caso de que ya esté en uso. Para confirmar la actualización, haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página.

  Aquí hay una guía sobre cómo editar texto a voz, recursos de audio de computadora que se han cargado o grabado, o ambos.

  1. Deberá iniciar sesión en el sitio web de Zoom.

  2. Elija Administración del sistema telefónico en el menú de navegación y luego haga clic en Biblioteca de activos en la lista de opciones.

  3. Puede editar el activo haciendo clic en el icono de elipse junto a su nombre: () y luego haciendo clic en el botón Editar.

  4. Haga clic en el botón Guardar después de haber realizado los cambios que necesita para hacer.
     Aparecerá una notificación emergente cuando esté actualizando un activo que ya está en uso, e indicará dónde se usa y dónde está actualizado el activo. Es importante que haga clic en Guardar una vez realizados los cambios.

  5. Es posible guardar y agregar un Editor al archivo para agregar un miembro que pueda administrarlo según el tipo de archivo.
     Podrá elegir entre los siguientes tres tipos de miembros: Administrador, Grupo o Rol.

  Cómo ver la biblioteca de recursos

  1. Se puede acceder al portal web de Zoom iniciando sesión.

  2. Seleccione Administración del sistema telefónico en el menú de navegación y luego seleccione Biblioteca de activos en el menú desplegable.
     Se le mostrará la siguiente información:

     • Este es un cuadro de búsqueda que puede usar para buscar a través de sus activos y cargadores.

     • Un activo de audio se puede ver según un idioma específico mediante el filtro Idioma.

     • Puede mostrar sus activos de audio en función de las categorías que seleccione en el filtro Categoría.

     • Dependiendo de su preferencia, puede filtrar su vista usando el configuración icono.

     • Nombre: Los activos son referido internamente por sus nombres para mostrar.

     • Idioma: un archivo de audio puede tener varios idiomas asociados. Un solo recurso de audio puede contener más de un archivo de audio en diferentes idiomas como parte de sus recursos de audio. En el idioma de participación, se puede indicar a los consumidores que escuchen archivos de audio que correspondan al idioma de participación.

     • Categoría: Hay una categoría asociada con el archivo de audio.

     • Subidor: Una indicación de quién cargó el archivo de audio es el nombre del usuario.

     • Tiempo de carga: También hay una fecha y una hora asociadas con la última carga del archivo de audio.

  como duplicar, descargar, eliminar activos de audio y administrar editores

  1. Se puede acceder al portal web de Zoom iniciando sesión.

  2. Seleccione Administración del sistema telefónico en el menú de navegación y luego seleccione Biblioteca de activos en el menú desplegable.

  3. Si hace clic en el ícono de más a la derecha del activo nombre, entonces usted es capaz de Elige uno de los siguientes:

     • Duplicar: copiando el activo es el proceso de hacer una copia del mismo.

     • Descargar: Haga clic en el botón de descarga a continuación para comenzar el proceso de descarga del archivo de audio.

     • Borrar: El activo se eliminará de forma permanente una vez que se haya eliminado.

       Habrá un cuadro de diálogo que le preguntará si está seguro de que desea eliminar el archivo de audio de su computadora si el archivo de audio está en uso. Hay una serie de opciones disponibles para que elijas:

       • Reemplazar con defecto mensaje de audio.

       • Reemplazar con un nuevo audio.
         Las siguientes opciones aparecerán si elige seleccionar esta opción:

         • Elegir de activos Biblioteca: Como alternativa al archivo de audio, puede elegir uno de los otros activos de la lista para reemplazarlo.

         • Agregar Audio: Para reemplazar el archivo de audio existente, puede grabar un nuevo uno.

       • Luego haga clic en el botón Confirmar.

     • Administrar Editores: Los creadores de audio y los superadministradores tienen la capacidad de decidir a qué administradores se les debe permitir editar y eliminar activos según la ubicación de un activo.

       • Agregar un nuevo miembro a la lista es tan simple como hacer clic en Agregar miembros.

       • Elija Editar o Eliminar en el menú desplegable Permisos.

       • Usando la pestaña Administrador, Rol o Grupo, podrá buscar el miembro. Es necesario que todos los miembros de un grupo tengan privilegios de administrador si quieren agregar un grupo.

       • Guarde el archivo haciendo clic en el botón Guardar.

       • (Opcional) A la derecha del nombre del miembro en el cuadro de diálogo Lista de editores, haga clic en el ícono más junto al nombre. Las siguientes opciones están disponibles para que usted elija:

       • Cierre la ventana haciendo clic en ella.

  Cómo migrar archivos de audio existentes a la biblioteca de activos públicos para varios sitios

  Los archivos de audio que ya existen en cuentas que tienen múltiples sitios se están moviendo a una nueva pestaña llamada Privado en la biblioteca. Es posible migrar archivos de audio de la Biblioteca de activos a la Biblioteca de indicaciones de audio cuando el administrador selecciona un archivo de audio como la indicación de audio predeterminada.

  1. Deberá iniciar sesión en el sitio web de Zoom.

  2. Haga clic en el botón Administración del sistema telefónico en el menú de navegación, luego en el botón Información de la empresa.

  3. Después de seleccionar el nombre del sitio, haga clic en el botón Configuración.

  4. Puede cambiar el idioma de todas las indicaciones de audio predeterminadas de su sitio haciendo clic en la flecha desplegable en la sección Aviso de audio.

  5. Puede administrar sus archivos de audio haciendo clic en Administrar en la esquina derecha de la Indicación de audio predeterminada.

  6. Seleccione la opción Elegir de la biblioteca de activos del menú a la derecha de la categoría de audio que desea usar.

  7. Seleccione la pestaña Audios privados en el cuadro de diálogo que aparece después de hacer clic en Seleccionar un audio.

  8. Puede seleccionar Mover a la biblioteca de activos haciendo clic en el ícono de más opciones ubicado a la derecha del archivo de audio.

  9. Si elige una categoría de la lista proporcionada y un idioma de la lista desplegable proporcionada, se abrirá el cuadro de diálogo Información requerida.

  10. Guarde el archivo haciendo clic en el botón Guardar.

Cómo permitir que los usuarios administren su saludo y retengan el audio

Para habilitar la Biblioteca de audio personal directamente para los usuarios o para un nivel específico de la aplicación, puede seguir las instrucciones aquí.